تعد الاجتماعات الافتراضية ضرورية للفرق المتفرقة جغرافيًا، والتي تحتاج إلى التعاون في المشاريع وحل المشاكل وتبادل المعلومات الحيوية، إذ تسمح الاجتماعات الافتراضية لأعضاء الفريق بالمساهمة في الأفكار والعمل على إيجاد الحلول كمجموعة، بينما تمثل الاجتماعات غير الفعالة حاجزًا أمام الإنتاجية، مما يضيع وقت الجميع ويقوض المشاركة.
ولا يستطيع قادة الفرق الافتراضية التعامل مع هذه الاجتماعات بنفس الاستراتيجيات التي يستخدمونها في الاجتماعات الشخصية، إذ ينبغي الأخذ بعين الاعتبار التحديات الفريدة للاتصال الافتراضي لضمان أن تحصل الفرق على أقصى استفادة من كل اجتماع.
ونحاول من خلال التقرير التالي تسليط الضوء على 4 نصائح للتخطيط لاجتماعات افتراضية فعالة.
اعرف فريقك
أحد مفاتيح إدارة فريق افتراضي بنجاح هو معرفة خصائص كل عضو في الفريق وفهمها، إذ إن كل شخص لديه شخصية فريدة يمكن أن تظهر في مجموعة متنوعة من الطرق خلال الاجتماعات الافتراضية للفريق، ويمكن، في كثير من الحالات، أن يطوروا عادات سيئة تسبب اضطرابات وانحرافات في الاجتماع، لذلك من المهم فهم كيفية التعامل مع هؤلاء الأشخاص قبل بدء الاجتماع،
وقد يساعد تنفيذ بعض الاستراتيجيات البسيطة في التغلب على التحديات التي يمثلها هؤلاء الأشخاص للفرق الافتراضية، وهناك 5 أنواع شائعة لهؤلاء الأشخاص، والتي تتمثل بما يلي:
الشخص متعدد المهام: يقضي هذا الشخص معظم الوقت أثناء الاجتماع في العمل على مهمة أخرى، وبالرغم من محاولته أن يكون فعال، إلا أن تشتته يسبب له إضاعة تفاصيل مهمة وإهدار وقت الجميع عند طلبه توضيحات في وقت لاحق.
الحلول الممكنة: اجعل اجتماعات المجموعة الافتراضية أقصر وقتًا، مع توضيح التوقعات، والطلب من هذا الشخص إعادة صياغة الأشياء للتأكد من فهمها.
الشخص الذي يجلب الضوضاء الخلفية: عند العمل عن بعد، يتعذر أحيانًا العثور على مساحة هادئة للاجتماع الافتراضي، وسواء كنت تجري الاجتماع في مقهى مزدحم أو في مكان عام آخر، فإن هذا الشخص ينسى أن ضوضاء الخلفية التي يلتقطها ميكروفونه قد تشتت انتباه الآخرين.
الحلول الممكنة: اطلب منه تجاهل الميكروفون حتى يكون على استعداد للمساهمة أو جعله يجد مكان اجتماع أكثر هدوء.
الشخص غير المنظم والمرتبك: بعض أعضاء الفريق أقل تنظيماً من الآخرين، مما يجعلهم ينسون التحضير للاجتماعات أو حتى ينسون أن هناك لقاء مجدول، ويؤدي عدم الاستعداد للاجتماع إلى جعلهم مرتبكين وغير منظمين، مما يجبر الآخرين على تضييع وقت ثمين ريثما يتمكنوا من اللحاق بالاجتماع أو يؤدي ذلك إلى إضاعتهم لمعلومات مهمة.
الحلول الممكنة: اطلب منهم إعداد تنبيهات مرتبطة بالتقويم وتزويدهم بشكل مسبق بجدول أعمال الاجتماع مع بعض الإرشادات.
الشخص الذي يقاطع دائمًا: لا يظهر هذا الشخص احترامًا لأعضاء أعضاء الفريق الآخرين ويتحدث معهم مرارًا أو يمنعهم من الاستجابة، وبالرغم من أهمية الحوار في الاجتماعات الافتراضية، إلا أن المقاطعات تهتم أكثر بالسيطرة على المناقشة بدلاً من تبادل الأفكار، ويخلق مثل هؤلاء الأشخاص مشاكل في سير الاجتماع من خلال مقاطعة الآخرين والتحدث بشكل مستمر.
الحلول الممكنة: استخدم برنامجًا تعاونيًا للإشارة إلى الوقت الذي يكون فيه مقبولًا التحدث وتمكين كاميرات الويب لمساعدة الأشخاص في مراقبة الإشارات المرئية.
الشخص الذي تحتاج إلى تفقد وجوده: في بعض الأحيان يتواجد الشخص ضمن الاجتماع، لكن لا أحد يعلم أنه موجود لأنه لا يتحدث أبدًا أو لا يعرض أي مبادرة للمشاركة، ويرجح أن يفقد أعضاء الفريق غير المبالين معلومات مهمة ويفشلون في إيصال تفاصيل مهمة عن عملهم، كما أن افتقارهم إلى المشاركة يتيح أشكالاً أخرى من السلوك التخريبي، مما يجعل من السهل على الشخص الذي يقاطع دائمًا الاستمرار في احتكار المحادثة.
الحلول الممكنة: اجعلهم مسؤولين عن بند في جدول الأعمال، واطلب منهم تقديم مداخلاتهم حول موضوع تعرف أنهم مهتمون به، أو قم بإسناد مهمة لهم لتنفيذها أثناء الاجتماع.
تحديد جدول أعمال
قد يبدو هذا بمثابة نقطة واضحة، لكن الاجتماع الافتراضي بدون جدول أعمال واضح قد يكون مضيعة لوقت كل فرد، وينبغي التأكد من أن الاجتماع ضروري للغاية، ويجب الاكتفاء بإرسال تحديث للمعلومات عندما لا تكون هناك حاجة إلى حل مشكلة أو اتخاذ قرار يتطلب اجتماع، ومن المهم، عندما يلزم عقد اجتماع، تحديد ما يلزم إنجازه، ومن يجب أن يحضر، وما هو متوقع من المشاركين، وبمجرد تحديد قائمة الحضور وجدول الأعمال، يجب إرسال نسخة من جدول الأعمال وجميع المعلومات التي قد تكون مطلوبة إلى المشاركين لمنحهم الوقت الكافي للتحضير.
جدولة الاجتماعات
يشكل تنسيق جدولة الاجتماع بالنسبة لأعضاء الفريق الذين يتواجدون في مناطق زمنية مختلفة أحد التحديات مع الفرق الافتراضية، ويجب جدولة الاجتماعات في الأوقات الأقل إزعاجًا لجميع الأعضاء، لكن لا ينبغي أن يكون هذا قرارًا للأغلبية، إذ ليس من العدل بالنسبة للموظفين المتواجدين في مناطق زمنية مختلفة إذا كانوا الاضطرار لحضور اجتماعات في ساعات غير محددة.
وينبغي أن تتناوب أوقات الاجتماعات لاستيعاب جميع الأعضاء، كما أن الاجتماعات القصيرة الأكثر تكرارًا هي الأسهل في تحديد مواعيدها وإدارتها مقارنة بالجلسات الطويلة، الأمر الذي يجعل من الصعب إبقاء الأعضاء مشاركين فيها، وقد لا يكون من الضروري أيضًا حضور جميع أعضاء الفريق للاجتماع بأكمله، بحيث يمكن جدولة الاجتماع بطريقة تسمح للناس بالانسحاب أو الانضمام في أوقات معينة.
السعي لتحقيق التناسق
غالبًا ما تكون الاجتماعات الافتراضية بالنسبة للفرق التي تدمج بين أعضاء الفريق البعيدين والقريبين تجربه غير متناسقة، بحيث إذا كان نصف الفريق موجودًا في قاعة المؤتمرات بينما يشارك باقي الفريق عن بعد، فهناك احتمال كبير بأن يفقد الأعضاء البعيدين المناقشات أو لا يمكنهم متابعة المستندات المشتركة.
كما يمكن لهذه الطريقة أن تجعلهم يشعرون بالانفصال عن بقية أعضاء الفريق ويجعل من الصعب عليهم المشاركة في المناقشة، ولذلك فمن الأفضل أن يحضر جميع أعضاء الفريق الافتراضي الاجتماع باستخدام نفس التكنولوجيا، كما ينبغي أن يحضر أعضاء الفريق القريبين الاجتماع من خلال غرفة واحدة، الأمر الذي يوفر تناسقًا بالنسبة للموظفين المتواجدين في مكان بعيد ويجعلهم أكثر عرضة للمشاركة بشكل منتج.
ويعد تنظيم اجتماعات المجموعات الافتراضية بشكل فعال أمرًا بالغ الأهمية لكل شركة تسعى إلى الاستفادة من التكنولوجيا لتجميع قوتها العاملة الموزعة عالميًا، ويمكن للقادة الافتراضيين، من خلال تطبيق بعض الاستراتيجيات الرئيسية، القيام بعمل أفضل للتخطيط لهذه الاجتماعات وتحديد أعضاء فريقهم لتحقيق النجاح المستمر.
