ظهر مؤخرًا مصطلح ذكاء الأعمال Business Intelligence – والمعروف اختصارًا بـ BI – والذي يعتبر الوسيلة الأسرع والأكثر سهولة لتحليل البيانات الكبيرة Big Data من أجل استخراج معلومات تهدف لتحسين عملية اتخاذ القرار، وتعزيز الأداء المؤسسي لأقصى حد، وكما هو الحال مع البيانات الكبيرة كانت أنظمة ذكاء الأعمال يومًا ما مقتصرة على الشركات الكبيرة التي لديها ميزانيات هائلة.
ولكن الآن بفضل تطور تقنيات الحوسبة السحابية، وخدمات البرمجيات كخدمة Software as a Service بدأت الكثير من الشركات المتوسطة والصغيرة في الاعتماد على أدوات وبرمجيات ذكاء الأعمال.
وعند الحديث عن أدوات وبرمجيات ذكاء الأعمال فهناك مجموعة واسعة من الخيارات في السوق، ولا شك أن اختيار الأنسب منها يتوقف على العديد من العوامل، منها: حجم شركتك، والمهام المطلوب أداؤها، ومدى تكامل الأداة مع النظام الحالي المستخدم بالشركة، وغير ذلك الكثير.
فيما يلي 8 نصائح من شأنها أن تساعدك على اختيار أداة ذكاء الأعمال الأمثل لشركتك:
1- حدد احتياجات ومتطلبات شركتك بصورة واضحة:
موضوعات ذات صلة بما تقرأ الآن:
عند شراء أداة ذكاء أعمال جديدة، يجب أولاً أن يكون لديك فهم واضح لاحتياجات ومتطلبات عملك، لذلك حاول أن تجد إجابات واضحة لهذه الأسئلة قبل الاختيار.
- ما البنية التحتية التي تمتلكها شركتك حاليًا؟
- هل ستعمل هذه الأداة الجديدة بشكل جيد مع البنية التحتية الموجودة لديك؟
- هل تتطلب هذه الأداة الجديدة أجهزة إضافية؟
- هل لديك مجموعة المهارات اللازمة لتطوير حلول ذكاء الأعمال باستخدام هذه الأداة؟
- هل المتخصصون وصناع القرار لديك مؤهلون تقنياً بدرجة كافية للتعامل مع هذه الأداة؟
2- تحقق من إمكانيات وطريقة عمل الأداة:
ضع في اعتبارك أن العرض التوضيحي Demo يبدو دائمًا رائعًا، ولكن بعد الشراء قد تجد أن طريقة التعامل مع الأداة الجديدة لا يبدو سلسًا مثلما كان الحال في العرض التوضيحي، قد تدرك أنه لا يمكنك حقًا إنشاء حل ذكاء أعمال في غضون ساعات قليلة، وذلك لأن متطلبات عملك الفعلية لن تكون بسيطة مثلما كان الحال في العرض التوضيحي، حيث إن العرض التوضيحي الخاص بالمورد لن يقدم لك كل شيء فيما يتعلق بقابلية التشغيل، ومعالجة البيانات، وأمان المستخدم، ومشاكل أمان البيانات، لذلك ستحتاج إلى التأكد من أن الأداة الجديدة ستلبي جميع احتياجات مؤسستك.
3- القدرة على التكامل مع النظام الحالي:
يجب أن يكون التكامل مع النظام الحالي في شركتك من صميم عملية اتخاذ القرار لشراء أداة ذكاء الأعمال؛ لأنه إذا كانت الأداة المختارة تدعم التكامل السلس مع عمليات إعداد التقارير الحالية، فسيكون ذلك مفيدًا جدًا لشركتك، حيث سيسمح هذا للشركة باسترداد وفلترة البيانات التي كانت مخبأة في مواقع ومصادر متعددة، واستكشاف بيانات جديدة.
إذا كانت هناك قيود على عمل الأداة الجديدة، أو كانت هناك حاجة إلى بذل الكثير من الجهد في مجال التطوير، إما عند بدء العمل، أو عند تضمين المزيد من البيانات في المزيد من الإطارات، أو أكثر من ذلك، فسيؤدي كل لذلك إلى إبطاء الحصول على عائد من الاستثمار، لذلك تأكد من أن الأداة التي تخطط لشرائها تدعم البيانات من مصادر مختلفة، بما في ذلك جداول بيانات Excel، و ERP، و CRM وما إلى ذلك.
4- تأكد من أن الواجهة سهلة الاستخدام:
عادةً ما يركز محللو الأعمال على ميزات محددة في البرمجيات والأدوات التي يتم اختيارها، مثل: المرونة، وسهولة التكيف. لذلك فإن الميزات التي يجب أن تدعمها الأداة الجديدة قبل كل شيء تَشمل إمكانية إنشاء النماذج بسهولة، وسهولة التعامل مع واجهة المستخدم، وكذلك سهولة تحديد مهام سير العمل.
لذلك عند تحديد أداة ذكاء الأعمال التي ستقرر شرائها لابد أن تكون قادرة على توجيه المستخدمين الذين ليس لديهم أدنى فكرة عن التكنولوجيا من خلال عملية إنشاء النموذج بالكامل، وفي الوقت نفسه تقدم تجربة ثرية فيما يتعلق بخيارات تحليل البيانات.
5- سهولة الوصول للبيانات وفلترتها:
يجب أن تأتي أداة ذكاء الأعمال التي تختارها لشركتك دائمًا بقائمة منسدلة، وقطاعات ووظائف بحث، وعوامل فلترة؛ حتى يتسنى للمستخدمين البحث عن البيانات بسرعة بدون تضييع الكثير من الوقت.
يجب أن تكون الأداة مناسبة أيضًا للمستخدمين الذين يرغبون في عرض نظرة عامة على أعلى مستوى فيما يتعلق بالأداء، وصولاً إلى العرض المتكامل الأكثر شمولًا وتفصيلًا للبيانات.
6- توفير مستوى كافِِ من الأمان:
يعد الأمان أحد أهم العوامل التي يجب على الشركة أخذها في الاعتبار عند شراء أداة ذكاء الأعمال، خاصةً الشركات التي تعتمد في عملها على الحوسبة السحابية.
تحتاج الشركات إلى تقييم بياناتها الأكثر أهمية، والتي هي بيانات العاملين السرية، وبيانات تسعير المنتجات، وبناء عليه يجب التفكير في طرق آمنة لتخزين هذه البيانات، ويمكن لأداة ذكاء الأعمال أن تساعد بهذا الصدد.
لذلك يجب عليك شراء أداة ذكاء أعمال جيدة تتمتع بآلية تشفير قوية، وإذا لم تتوصل لذلك فيجب أن يكون لديك آليات للتحكم في الأمان الداخلي عن طريق تعيين عناصر التحكم في الوصول، وأذونات المستخدم، حيث يمكن استخدام الأدوار، والمجموعات، والأمان المستند إلى الصفوف بطريقة تمكن المستخدمين من عرض البيانات التي يحتاجون إليها فقط، وليس أي شيء آخر، وهذه طريقة جيدة لمنع أي شخص غير مرغوب فيه من الوصول إلى البيانات الخاصة بشركتك.
7- تأكد من أن الأداة التي تختارها مناسبة للعمل على الهواتف:
بفضل الاستخدام المتزايد للهواتف الذكية، والأجهزة اللوحية في حياتنا اليومية؛ فإنه من الضروري أن تختار الشركات برمجيات وأدوات تقنية تدعم العمل بشكل جيد على جميع المنصات المختلفة.
كما تعتبر أداة ذكاء الأعمال الملائمة للعمل على الهواتف مهمة جدًا للمديرين التنفيذيين، الذين يتنقلون دائمًا، والذين يرغبون في الوصول إلى مخططات البيانية في أي وقت، وفي أي مكان وفقًا لطبيعة عملهم.
8- نماذج التسعير:
قم بعمل بحث كافٍ على نماذج التسعير المختلفة، حيث يقدم عدد قليل من البائعين تسعيرًا مرنًا قائمًا على الاشتراك، بينما قد يقدم آخرون تراخيص سنوية تعتمد على عدد المستخدمين الذين يمكنهم استخدام الأداة، لذلك خذ وقتك في الوصول لهذه التفاصيل وغيرها، مثل: عمليات الدمج، والتخصيص، وهل ستتطلب أجهزة إضافية، وما إلى ذلك، لتتمكن من اختيار الحل المناسب لميزانيتك.
